Đối với những bạn đang phụ trách vị trí hành chính văn phòng tại doanh nghiệp thì yêu cầu cập nhật các mẫu công văn thông báo là điều cần thiết. Đừng bỏ qua bài chia sẻ dưới đây của VietCham để lưu về các mẫu công văn thông báo mới nhất để sử dụng trong công việc được chính xác bạn nhé.
Thông tin về các mẫu công văn thông báo
Căn cứ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, mẫu công văn thông báo là văn bản hành chính được các cơ quan/ tổ chức/ doanh nghiệp sử dụng để thông báo về một vấn đề bất kỳ nào đó của cơ quan/ tổ chức/ doanh nghiệp đến tất cả các thành viên được nắm bắt.
Mẫu công văn thông báo sẽ được sử dụng ở nhiều hình thức khác nhau, phù hợp với từng mục đích riêng của cơ quan/ tổ chức/ doanh nghiệp. Đặc biệt, công văn sẽ thay cho phương thức thông báo truyền miệng. Vậy nên nội dung công văn thông báo cần rõ ràng về bố cục, sử dụng từ ngữ chuẩn chỉnh và tuân thủ đúng quy định của mẫu công văn thông báo.
Khi nào nên sử dụng mẫu công văn thông báo thông dụng
Nếu bạn vẫn đang thắc mắc trường hợp nào nên sử dụng mẫu công văn thông báo thì có thể tham khảo một số trường hợp như sau:
- Liên quan đến tính pháp lý của hợp đồng: Thực tế công văn thông báo thường được sử dụng trong các vấn đề có tính chất bắt buộc gồm công văn thông báo chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên, công văn thay đổi địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp, công văn điều chỉnh một nội dung nào đó trong hợp đồng hợp tác.
- Liên quan đến việc thông báo thông thường: Đây là mẫu công văn thông báo không mang tính bắt buộc như công văn thông báo về thời gian vận chuyển hàng hóa, công văn thông báo tham gia hoạt động không bắt buộc của doanh nghiệp,…
Vậy nên để mẫu công văn thông báo được chính xác nhất thì cơ quan/ tổ chức/ doanh nghiệp cần xác định được mục đích thông báo của lần này là gì và cần trình bày như thế nào để người đọc có thể hiểu được nội dung một cách đầy đủ và dễ thực hiện (trong trường hợp công văn bắt buộc).
4 mẫu công văn thông báo thông dụng nhất
Dưới đây là 4 mẫu công văn thông báo thông dụng nhất mà VietCham giới thiệu đến bạn để tham khảo:
#1 Mẫu công văn thông báo tuyển dụng
THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
[Tên Công ty]
Vị trí cần tuyển dụng:………..
Số lượng cần tuyển:
Thời gian làm việc:
Yêu cầu:
- Ghi chi tiết các yêu cầu mà công ty muốn ứng viên đáp ứng được.
Mô tả công việc:
- Nên mô tả công việc của vị trí đang tuyển dụng một cách rõ ràng để giúp ứng viên có thể hình dung được công việc mình sẽ làm gì, có phù hợp năng lực bản thân hay không. Điều này cũng góp phần tiết kiệm thời gian phỏng vấn cho công ty và ứng viên.
Quyền lợi:
- Những quyền lợi mà ứng viên nhận được khi trở thành nhân viên chính thức của công ty.
Nộp hồ sơ: Tại văn phòng hoặc địa chỉ email của công ty.
Hạn nộp hồ sơ:………….
Liên hệ:…………..
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ theo thông tin trên.
#2 Mẫu công văn thông báo thay đổi địa chỉ kinh doanh
Địa chỉ kinh doanh gắn liền với công ty tại lãnh thổ Việt Nam, vậy nên khi đổi địa chỉ cần có công văn thông báo cụ thể gửi đến cơ quan chức năng và thông báo đến quý khách hàng.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
____________________________________
……, ngày…… tháng…… năm ……
Tên công ty:…….
Số: …………
THÔNG BÁO
Về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố………..
Tên doanh nghiệp: ………………………………….
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ………………………………………..
Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: …………… Ngày cấp…/…/…… Nơi cấp: …………………………
Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh sau:
Tên chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: ………………………………………………………………….
Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh hoặc mã số thuế của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh:
…………………………………………………………………………………………….
Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện: …………
Ngày cấp: ……….. /…… /……. Nơi cấp: ………………………………….
Nội dung đăng ký thay đổi:
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
#3 Mẫu công văn thông báo chấm dứt hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là văn bản có tính pháp lý về việc thỏa thuận giữa người lao động và đơn vị sử dụng người lao động trong việc thực hiện quyền, nghĩa vụ 2 bên. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động vì bất cứ một lý do nào cũng cần phải có mẫu công văn thông báo chấm dứt hợp đồng như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……, ngày….. tháng …. năm ……
Tên công ty ……………………
Số: ……………………
THÔNG BÁO
Về việc chấm dứt hợp đồng lao động
Kính gửi: Ông/bà ………………………
- Căn cứ Bộ luật Lao động nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày…tháng…năm…
- Căn cứ Hợp đồng lao động số…………… ngày…..tháng ….. năm …… (sau đây gọi là “Hợp đồng”) giữa Công ty ………………với ông/bà …………………(sau đây gọi là “Người lao động”),
Công ty xin thông báo nội dung như sau:
Chấm dứt hợp đồng lao động với ông/bà:……………………….……….
Chức vụ: ……………………………
Thời gian: Kể từ ngày..…/……/……
Lý do: ………………………………………………………………………
Trước khi chấm dứt hợp đồng, người lao động có nghĩa vụ bàn giao lại toàn bộ tài sản, hồ sơ, tài liệu, công việc đã và đang làm cho Phòng……………tiếp nhận công việc.
Đề nghị người lao động thực hiện theo đúng pháp luật và sự hướng dẫn của công ty trong thời gian chuyển tiếp.
Trân trọng!
Nơi nhận:
– Ông/bà: …………(thực hiện);
– Phòng …………(thực hiện);
– Lưu: VT.
#4 Mẫu công văn thông báo triển khai công việc
Có một số công việc trong công ty cần phải có sự kết hợp triển khai giữa các bộ phận như: Hội nghị sơ kết cuối năm, khai trương chi nhánh, khai trương đường bay,… thì cần phải ra công văn thông báo triển khai công việc.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
…ngày….tháng….năm….
CÔNG TY…
THÔNG BÁO TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC
Kính gửi:…………………………………………………………………..
Công ty thông báo về việc triển khai nội dung công việc như sau:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
NGƯỜI LẬP
Hướng dẫn cách soạn thảo mẫu công văn thông báo
Lần đầu tiên soạn thảo công văn thông báo sẽ làm bạn mất khá nhiều thời gian, hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây nhé:
→ Xây dựng bố cục thông báo
- Bắt buộc có Quốc hiệu và Tiêu ngữ;
- Nội dung thông báo cần thể hiện rõ các yếu tố sau: Địa danh, thời gian ra thông báo;
- Nội dung chính của thông báo;
- Tiêu đề của công văn cần được tóm tắt từ nội dung chính mà công văn muốn truyền tải đến người đọc;
- Chữ ký của người đại diện và con dấu của cơ quan/ tổ chức/ doanh nghiệp;
- Đưa ra được nơi nhận và thực hiện lưu công văn thông báo.
→ Cách viết nội dung thông báo
- Để đảm bảo được tính rõ ràng của công văn thông báo, phần nội dung thông báo cần được chia thành các đoạn thể hiện cho những ý riêng.
- Đại diện ký trong công văn thông báo không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan/ Tổng giám đốc doanh nghiệp mà có thể là những người được ủy quyền, phù hợp với đơn vị liên quan đến nội dung công văn.
>>> Link tải mẫu công văn thông báo
Khi sử dụng mẫu công văn thông báo cần lưu ý gì?
Sử dụng mẫu công văn thông báo cũng sẽ phụ thuộc vào các trường hợp khác nhau và dưới đây là một số điều bạn nên lưu ý:
- Nội dung của công văn cần truyền đạt thông tin đúng trọng tâm, không được trình bày dài dòng khiến người đọc không nắm được ý chính của công văn thông báo là gì.
- Tên cơ quan hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ được nêu trong công văn phải có ghi chú rõ ràng giúp người có trách nhiệm trong công văn xác định được công tác của mình.
- Trong công văn nếu có để địa chỉ, số điện thoại, website của cơ quan/ tổ chức/ doanh nghiệp thì nên đúng thông tin và trình bày có tính khoa học.
☑️ Mời bạn xem thêm nhiều bài viết khác:
- Mẫu đơn xin đi làm lại
- Mẫu chấm dứt hợp đồng lao động
- Mẫu biên bản nghiệm thu công trình
- Mẫu Hợp Đồng Lao Động Chuẩn Theo Bộ Lao Động
- Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa
- Mẫu hợp đồng nhân viên kinh doanh
- Mẫu hợp đồng thuê nhân viên bán hàng
- Mẫu hợp đồng thuê nhà kinh doanh
Mong rằng bài chia sẻ ở trên của VietCham sẽ giúp những bạn nào đang có thắc mắc về cách soạn thảo các mẫu công văn thông báo sẽ nắm được đầy đủ thông tin về cách trình bày, cũng như các điểm cần lưu ý.
VietCham Blog