Công văn chính là văn bản, thường được dùng để làm phương tiện trao đổi giữa các cơ quan, doanh nghiệp, cá nhân, hay giữa cấp trên và cấp dưới trong cùng một cơ quan, tổ chức. Trong đó, công văn giải trình được sử dụng tương đối phổ biến. Vậy những mẫu công văn giải trình nào đang được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp? Tham khảo ngay.
Công văn giải trình dùng để làm gì?
Công văn giải trình được sử dụng để trình bày, giải thích về một vấn đề nào đó khi có yêu cầu. Một số mẫu công văn giải trình thường dùng trong doanh nghiệp như: công văn giải trình với khách hàng, công văn giải trình về việc chậm nộp tiền bảo hiểm xã hội hay chậm tiến độ dự án, công văn giải trình với cơ quan thuế,…
Trong đó, một bản công văn giải trình chuẩn chỉnh sẽ gồm có các phần sau:
- Phần mở đầu:
- Ngày/tháng/năm lập mẫu công văn, công văn giải trình về vấn đề gì, gửi đến cơ quan, tổ chức, cá nhân nào,…
- Các thông tin của đối tượng làm công văn (tên doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo pháp luật gồm tên, chức vụ, số điện thoại,…).
- Phần nội dung: đối với phần này, cần ghi rõ doanh nghiệp giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay công văn số bao nhiêu, trình bày nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để làm rõ nội dung cần giải trình.
- Phần kết của công văn giải trình: cam kết nội dung trình bày ở trên là đúng và doanh nghiệp sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.
6 mẫu công văn giải trình thường dùng nhất hiện nay
Sau khi đã hiểu rõ công dụng và các thông tin cần có trong công văn, trong phần này, Vietcham sẽ cung cấp đến bạn 6 mẫu công văn giải trình thường dùng nhất hiện nay kèm với link download để bạn tiện tham khảo.
Mẫu công văn giải trình chung
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(Về việc…………………………….)
Kính gửi: ……………[Tên cơ quan tiếp nhận đơn giải trình]……..
– Tên doanh nghiệp: …………………………………………….
– Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………
– Số điện thoại: …………………. Số Fax: ……………………..
– Mã số thuế: …………………………………………………….
– Đại diện theo pháp luật: Ông/Bà…………… Chức vụ: ……………….
– Ngành nghề kinh doanh: ………………………………………
Nội dung giải trình: [Ghi rõ giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay công văn số bao nhiêu của cơ quan nhà nước; trình bày nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để chứng minh cho yêu cầu giải trình.] ………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
Trên đây là toàn bộ nội dung giải trình của Công ty chúng tôi về sự việc ……………Chúng tôi cam đoan toàn bộ nội dung trình bày là đúng sự thật và sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật nếu có điều gì trình bày gian dối.
Nơi nhận: ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
Như trên; GIÁM ĐỐC
Lưu: VT; … (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
>>> Tham khảo chi tiết và tải về TẠI ĐÂY.
Mẫu công văn giải trình với khách hàng
|
TÊN CÔNG TY Bộ phận/Phòng ban: ………… Số: ……/CV-…… V.v: Giải trình với khách hàng |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……….., ngày …. tháng …. năm …. |
Kính gửi: – Ông/Bà ……………………..
– Công ty ……………………….
Nhận được đơn khiếu nại của Ông/Bà ……………………, phụ trách bộ phận/phòng ban …………………….. của Công ty ………………… về việc……………… vào ngày ….. tháng ….. năm ….. theo hợp đồng số ……./HĐ……, Công ty ……… đã tiến hành kiểm tra, rà soát lại ………………………. Do sai sót………….. nên đã dẫn đến sự việc ………………………………….
Nay Công ty chúng tôi làm công văn này gửi đến Ông/Bà ……………………….
để giải trình và đề nghị ………………………………. trước ngày ….. tháng ….năm …..
Công ty chúng tôi xin cam kết nội dung giải trình trên là đúng và xin hoàn hoàn chịu trách nhiệm về những tổn thất gây ra cho khách hàng.
| Nơi nhận:
– Như trên; – Lưu: VT; P. CSKH; |
TRƯỞNG BỘ PHẬN/PHÒNG BAN
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) |
>>> Tham khảo chi tiết và tải về TẠI ĐÂY.
Mẫu công văn giải trình khi chậm nộp báo cáo
|
TÊN CÔNG TY Số: ……/CV-…… V.v: Giải trình chậm nộp báo cáo |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……….., ngày …. tháng …. năm …. |
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(Về việc: Chậm nộp báo cáo ………………)
Kính gửi: ………………………………………………
– Tên doanh nghiệp: Công Ty ……………………………………..
– Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………….
– Mã số thuế: ………………………………………………………………
– Đại diện pháp luật: Ông/Bà …………………………. Chức vụ: ………………………
Ngày ….. tháng …. năm ….., chúng tôi có nhận được công văn của ……….về việc yêu cầu chúng tôi thực hiện báo cáo ………………….trước ngày …. tháng …. năm …. Chúng tôi xin giải trình lý do về việc chậm nộp báo cáo …………………. như sau:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
Vì vậy, Công ty …………….. kính đề nghị …………………. tạo điều kiện hỗ trợ cho công ty chúng tôi được hoàn thành báo cáo ………………. được chính xác và thực hiện tốt nghĩa vụ theo quy định.
Kính mong Quý Cơ quan tạo điều kiện giúp đỡ chúng tôi./.
| Nơi nhận:
– Như trên; – Lưu: VT; |
TM Doanh nghiệp
Giám đốc ký, ghi rõ họ tên |
>>> Tham khảo chi tiết và tải về TẠI ĐÂY.
Mẫu công văn giải trình làm mất hóa đơn
|
TÊN CÔNG TY Số: ……/CV-…… V.v: Giải trình mất hóa đơn |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……….., ngày …. tháng …. năm …. |
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH MẤT HOÁ ĐƠN
[Ghi rõ mất hoá đơn đầu vào hoặc đầu ra]
Kính gửi: Chi Cục Thuế ………………………………………….
– Tên tổ chức, cá nhân làm mất hoá đơn: ……………………………..
– Mã số thuế: …………………………………………………………………….
– Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………….
– Đại diện pháp luật: Ông/Bà …………………………… Chức vụ: …………….
Giải trình về việc mất hoá đơn như sau:
Ký hiệu hoá đơn bị mất: ………………………………………………………
Số hoá đơn bị mất: ……………………………………………………………..
Lý do mất hoá đơn: …………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………
Nay đơn vị báo cáo với …………………. để ngăn chặn sự lợi dụng và thông báo số hoá đơn trên không còn giá trị sử dụng.
Công ty chúng tôi xin cam kết nội dung giải trình trên là đúng sự thật. Nếu phát hiện thông tin sai sự
thật, công ty chúng tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật./.
| Nơi nhận:
– Như trên; – Lưu: VT; |
TM Doanh nghiệp
Giám đốc ký, ghi rõ họ tên |
>>> Tham khảo chi tiết và tải về TẠI ĐÂY.
Mẫu công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế
|
TÊN CÔNG TY Số: ……/CV-…… V.v: Giải trình chậm nộp tờ khai thuế |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……….., ngày …. tháng …. năm …. |
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V.v: Nộp chậm tờ khai thuế)
Kính gửi: CHI CỤC THUẾ QUẬN/HUYỆN ……………………….
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY …………………………………………………………..
– Mã số thuế/Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………
– Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………
– Điện thoại: ………………………………… Fax: …………………………….
– Người đại diện theo pháp luật: Ông/Bà …………….. Sinh ngày: ……………….
– Chức vụ: ………………………………………. Số điện thoại liên hệ: …………………
Báo cáo giải trình về việc nộp chậm tờ khai thuế Công ty ………………………..
Ngày …. tháng …. năm ….., chúng tôi nhận được công văn yêu cầu giải trình về việc nộp chậm tờ khai
thuế Quý …/20…. Chúng tôi xin giải trình về lý do doanh nghiệp nộp chậm tờ khai thuế như sau:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
Công ty ……………. xin cam đoan những gì chúng tôi đã trình bày và những giấy tờ cung cấp là
đúng sự thật. Nếu không đúng, Công ty ………… xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp
luật.
Kính đề nghị Chi cục thuế Quận/Huyện ……………. tiếp nhận đơn giải trình và xem xét.
Xin trân trọng cảm ơn!
| Nơi nhận:
– Như trên; – Lưu: VT; |
TM Doanh nghiệp
Giám đốc ký, ghi rõ họ tên |
>>> Tham khảo chi tiết và tải về TẠI ĐÂY.
Mẫu công văn giải trình Bảo hiểm xã hội
|
TÊN CÔNG TY Số: ……/CV-…… ———————- |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……….., ngày ….. tháng ….. năm ….. |
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V.v: ………………………………….)
Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN ………………………….
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY ………………………………………………
– Người đại diện theo pháp luật: ……………………. Chức vụ: ……………….
– Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………
– Điện thoại: …………………………………………….. Fax: ……………….
– Mã số thuế: ……………………………………………………………………..
Ngày …../…../….., Công ty chúng tôi có nhận được công văn số ………………… của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ……………..; trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về việc……………….
Công ty chúng tôi xin được giải trình về việc này như sau: [Giải thích rõ ràng, cụ thể những nguyên
nhân gây ra vụ việc trong công văn giải trình như: vì sao số người đóng bảo hiểm không bằng số người
lao động thực tế tại doanh nghiệp; vì sao doanh nghiệp chậm nộp BHXH; vì sao doanh nghiệp tham
gia BHXH chậm (trễ)…]
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
Do vậy: [Ghi rõ hướng giải quyết, khắc phục đối với vụ việc thực hiện giải trình; đưa ra những yêu
cầu cụ thể với cơ quan BHXH như: mong muốn cơ quan BHXH hỗ trợ giải quyết vụ việc đã tường
trình…]
……………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………
Trên đây là toàn bộ nội dung vụ việc mà cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện …………. yêu cầu Công ty chúng tôi thực hiện việc giải trình. Nếu cơ quan bảo hiểm xã hội cần thêm hồ sơ nào
thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ.
Trân trọng cảm ơn./.
| Nơi nhận:
– Như trên; – Lưu: VT; |
Đại diện doanh nghiệp
Giám đốc (ký, ghi rõ họ tên) |
>>> Tham khảo chi tiết và tải về TẠI ĐÂY.
Một số thắc mắc về công văn giải trình
Vừa rồi là các mẫu công văn giải trình phổ biến hiện nay, sau đây Vietcham sẽ giải đáp một số thắc mắc liên quan đến công văn giải trình. Cụ thể như sau:
Trường hợp nào cần gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn?
Căn cứ khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần gửi công văn giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn trong các trường hợp sau:
- Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử.
- Hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 16, 17, 18 Nghị định 125/2020/NĐ-CP; khoản 3 Điều 20; khoản 7 Điều 21; Điều 22 và Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể:
- Hành vi khai sai dẫn đến tình trạng thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn.
- Hành vi trốn thuế.
- Vi phạm hành chính về thuế đối với ngân hàng thương mại, người bảo lãnh nộp tiền thuế.
- Hành vi in/đặt in hóa đơn theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc đặt in trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
- Hành vi cho, bán hóa đơn.
- Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn.
Trường hợp nào không đưa ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn?
Cũng căn cứ vào Khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, những trường hợp không ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn bao gồm:
- Trường hợp quy định tại Điều 9 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Không xác định được đối tượng vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
- Đã hết thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP hoặc hết thời hạn ra quyết định xử phạt theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
- Cá nhân vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đã chết, mất tích; tổ chức vi phạm hành chính đã bị giải thể, phá sản trong thời gian xem xét ra quyết định xử phạt, trừ trường hợp quy định tại điểm c khoản 4 Điều 41 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. (Căn cứ xác định cá nhân chết, mất tích; tổ chức bị giải thể, phá sản theo quy định tại khoản 2 Điều 41 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.)
- Chuyển hồ sơ vụ vi phạm có dấu hiệu tội phạm để truy cứu trách nhiệm hình sự.
☑️ Mời bạn xem thêm nhiều bài viết khác:
- Mẫu hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất
- Mẫu hợp đồng thuê nhà nguyên căn
- Mẫu hợp đồng thuê nhân viên bán thuốc tây
- Mẫu hợp đồng thuê nhân viên y tế
- Mẫu hợp đồng thuê nhân viên kế toán
- Mẫu hợp đồng giao khoán mới nhất
- Mẫu hợp đồng chuyển nhượng cổ phần
- Tổng hợp mẫu hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa
Như vậy là Vietcham vừa cung cấp đến bạn 6 mẫu công văn giải trình được sử dụng nhiều nhất hiện nay, công dụng của công văn giải trình, những thông tin cần có trong công văn và giải đáp một số thắc mắc liên quan. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp thêm những kiến thức hữu ích, giúp bạn dễ dàng áp dụng vào công việc khi cần thiết.
Vietcham Blog