Thành lập Văn phòng đại diện tại Singapore

Văn phòng đại diện là một cơ sở tạm thời cho phép các công ty nước ngoài đánh giá khả năng hoạt động kinh doanh tại Singapore. Văn phòng như vậy có thể được thành lập trước khi thiết lập cơ sở thường trú trong nước. Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân không được thực hiện bất kỳ hoạt động thương mại nào. Do đó, các công ty nước ngoài thường sẽ sử dụng văn phòng đại diện như một bước đệm để vào Singapore trước khi thành lập văn phòng chi nhánh hoặc công ty con . Bài viết này cung cấp thông tin về việc thành lập văn phòng đại diện tại Singapore và bao gồm các chủ đề sau:

• Ý chính
• Hoạt động được phép
• Yêu cầu đăng ký
• Thủ tục đăng ký
• Yêu cầu tuân thủ
• Thủ tục gia hạn
• Chuyển đổi thành Công ty con
• Các câu hỏi thường gặp

Ý chính

• Công ty nước ngoài có thể thành lập văn phòng đại diện tại Singapore trong thời hạn tối đa là 3 năm. Ngoài ra, trong thời gian 3 năm, văn phòng đại diện phải được đổi mới mỗi năm.
• Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân và không được coi là một pháp nhân riêng biệt. Do đó, công ty mẹ phải chịu trách nhiệm về mọi nghĩa vụ của văn phòng đại diện.
• Văn phòng đại diện không được tham gia vào bất kỳ loại hoạt động thương mại nào. Thay vào đó, văn phòng đại diện được sử dụng để thực hiện nghiên cứu thị trường và đánh giá tính khả thi của việc thiết lập sự hiện diện lâu dài tại Singapore.
• Không có tư cách pháp nhân, văn phòng đại diện không có nghĩa vụ phải nộp bản khai thuế hàng năm với Cơ quan quản lý doanh nghiệp và kế toán (ACRA) hoặc bản khai thuế hàng năm với Cơ quan thu nhập nội địa Singapore (IRAS).
• Văn phòng đại diện có thể được chuyển đổi thành một tổ chức hợp nhất bằng cách đăng ký văn phòng chi nhánh hoặc công ty con với ACRA.

Hoạt động được phép

Với mục đích nghiên cứu thị trường và nghiên cứu khả thi về khả năng tồn tại của việc thành lập doanh nghiệp lâu dài tại Singapore, văn phòng đại diện được phép thực hiện các hoạt động sau:

• Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh và khách hàng
• Tiến hành nghiên cứu thị trường về nhu cầu sản phẩm, yêu cầu của khách hàng và kỳ vọng về giá cả
• Thu thập thông tin về việc thành lập một pháp nhân kinh doanh lâu dài tại Singapore
• Xây dựng liên hệ thương mại và trả lời các câu hỏi về sản phẩm
• Tham gia các triển lãm và hội chợ thương mại

Cụ thể, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động sau:

• Tham gia vào các hoạt động thương mại hoặc kinh doanh
• Ký kết hợp đồng kinh doanh hoặc đàm phán mua bán
• Phát hành hóa đơn hoặc biên lai
• Mở và nhận thư tín dụng
• Cho thuê tài sản
• Tham gia vào các hoạt động khuyến mại hoặc cung cấp các dịch vụ tiếp thị
• Tìm nguồn, thu mua hoặc xác định nhà cung cấp nguyên liệu thô hoặc thành phần
• Đóng vai trò là người liên lạc của công ty mẹ với các nhà phân phối hoặc đại lý
• Điều phối đơn đặt hàng hoặc các hoạt động kinh doanh khác giữa công ty mẹ và khách hàng
• Tiến hành kiểm tra kiểm soát chất lượng hoặc cung cấp giám sát kỹ thuật

Yêu cầu đăng ký

Để đăng ký văn phòng đại diện, công ty mẹ nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Công ty mẹ nước ngoài phải tạo ra doanh thu tối thiểu là 250.000 đô la Mỹ
• Công ty mẹ nước ngoài phải hoạt động ít nhất 3 năm
• Văn phòng đại diện có tối đa 5 nhân viên, kể cả một đại diện chỉ định của công ty mẹ nước ngoài.

Ngoài ra, tất cả các hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện mới phải bao gồm các tài liệu sau:

• Bản sao giấy chứng nhận thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ
• Bản sao báo cáo tài chính đã được kiểm toán gần nhất của công ty mẹ

Lưu ý rằng tất cả các tài liệu phải bằng tiếng Anh hoặc được dịch chính thức sang tiếng Anh.

Thủ tục đăng ký

Nhìn chung, các công ty nước ngoài đăng ký văn phòng đại diện với International Enterprise (IE) Singapore. Quá trình đăng ký hoàn tất trực tuyến. Khi đơn đăng ký đã được nộp, công ty nước ngoài phải trả 200 đô la Singapore phí đăng ký. Thông thường, IE sẽ xử lý đơn đăng ký trong vòng 5 ngày làm việc. Sau khi được chấp thuận, IE sẽ gửi Thư chấp thuận xác nhận việc đăng ký.

Các công ty nước ngoài thường thuê các dịch vụ của một nhà cung cấp dịch vụ công ty. Một nhà cung cấp như vậy có thể giúp điều hướng đăng ký từ chuẩn bị tài liệu ban đầu đến phê duyệt cuối cùng; nhà cung cấp dịch vụ cũng có thể giúp thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ liên tục đối với văn phòng đại diện.

Yêu cầu tuân thủ

Để tuân thủ, văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định sau:

• Tên văn phòng đại diện phải trùng với tên công ty mẹ. Nếu công ty mẹ thay đổi tên, văn phòng đại diện phải thông báo cho IE và cung cấp giấy xác nhận về việc thay đổi tên trong vòng 1 tháng kể từ khi đổi tên.
• Trên tất cả các tài liệu truyền thông, văn phòng đại diện phải in rõ ràng “Văn phòng đại diện đã đăng ký tại Singapore”.
• Văn phòng đại diện phải thông báo cho IE trong vòng 1 tháng nếu có bất kỳ thay đổi nào về địa chỉ văn phòng, số điện thoại hoặc số fax.
• Văn phòng đại diện phải thông báo cho IE trong vòng 1 tháng kể từ khi đóng cửa hoạt động hoặc sau khi chuyển đổi thành văn phòng chi nhánh hoặc công ty con.

Lưu ý, vì không có tư cách pháp nhân nên văn phòng đại diện không bắt buộc phải nộp báo cáo tài chính hàng năm với ACRA hoặc báo cáo thuế hàng năm với IRAS.

Thủ tục gia hạn

Sau khi được chấp thuận, văn phòng đại diện có giá trị trong vòng 1 năm và phải được gia hạn hàng năm để tiếp tục hoạt động. Thông thường, IE sẽ gửi thông báo gia hạn trước 2 tháng so với thời hạn gia hạn của văn phòng đại diện. Hơn nữa, văn phòng đại diện phải được gia hạn trong vòng 7 ngày kể từ ngày hết hạn gia hạn.

Tương tự như đăng ký ban đầu, RO phải gia hạn bằng cách gửi đơn đăng ký qua trang web của IE. Thông thường, báo cáo tài chính đã được kiểm toán không bắt buộc phải gia hạn. Tuy nhiên, IE vẫn có thể yêu cầu công ty mẹ nộp báo cáo tài chính mới nhất để gia hạn văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện có thể hoạt động tại Singapore tối đa là 3 năm. Để tiếp tục hoạt động sau thời hạn 3 năm, văn phòng đại diện phải được chuyển đổi thành văn phòng chi nhánh hoặc công ty con.

Chuyển đổi thành Công ty địa phương

Văn phòng đại diện có thể được chuyển đổi thành một tổ chức hợp nhất tại Singapore, bằng cách đăng ký văn phòng chi nhánh hoặc công ty con với Cơ quan quản lý doanh nghiệp và kế toán Singapore (ACRA).

Để đăng ký văn phòng chi nhánh hoặc công ty con, Singapore yêu cầu các công ty nước ngoài tham gia các dịch vụ của đại lý nộp hồ sơ đã đăng ký, chẳng hạn như nhà cung cấp dịch vụ công ty. Một nhà cung cấp dịch vụ công ty sẽ giúp thu thập và chuẩn bị tất cả các tài liệu cần thiết và hoàn tất thủ tục nộp đơn với ACRA.

Nếu bạn đã quyết định thành lập Văn phòng đại diện Singapore cho công ty nước ngoài của mình, chúng tôi có thể hỗ trợ. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.