Đăng ký văn phòng chi nhánh tại Singapore

Các công ty nước ngoài muốn hoạt động kinh doanh tại Singapore thường thành lập công ty con tại Singapore hoặc mở văn phòng chi nhánh. Hầu hết các công ty vừa và nhỏ chọn đăng ký một công ty tại Singapore  để tận dụng sự linh hoạt hơn và bảo vệ trách nhiệm pháp lý mà cấu trúc như vậy cung cấp đối với văn phòng chi nhánh. Vì vậy, trước khi quyết định thành lập văn phòng chi nhánh, bạn nên cân nhắc kỹ xem đó có phải là cơ cấu phù hợp với nhu cầu của mình hay không. Hướng dẫn này cung cấp thông tin về các chủ đề sau liên quan đến văn phòng chi nhánh Singapore:

Ý chính

• Các công ty nước ngoài phải tham gia các dịch vụ của một đại lý nộp hồ sơ đã đăng ký, chẳng hạn như một nhà cung cấp dịch vụ công ty để đăng ký văn phòng chi nhánh với Cơ quan quản lý doanh nghiệp và kế toán (ACRA).
• Văn phòng chi nhánh được coi là phần mở rộng của công ty mẹ. Do đó, tất cả các khoản nợ và công nợ phải trả của văn phòng chi nhánh được chuyển cho công ty mẹ. Hơn nữa, nếu một văn phòng chi nhánh ở Singapore bị kiện, vụ việc sẽ được xét xử tại Singapore và công ty mẹ sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với văn phòng chi nhánh.
• Văn phòng chi nhánh có cùng cấu thành công ty với công ty mẹ; tức là, văn phòng chi nhánh được yêu cầu thực hiện các hoạt động giống như công ty mẹ.
• Đối với mục đích thuế, văn phòng chi nhánh được coi là không cư trú và không đủ điều kiện để được hưởng các ưu đãi, trợ cấp hoặc miễn thuế. Hơn nữa, văn phòng chi nhánh không đủ điều kiện để được miễn thuế đối với thu nhập có nguồn gốc nước ngoài hoặc giảm thuế hai lần theo mạng lưới các Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTAs) của Singapore.
• Chi nhánh tại Singapore phải có ít nhất 1 đại diện địa phương là công dân Singapore, thường trú nhân hoặc người có Thẻ việc làm.

Yêu cầu đăng ký

Để đăng ký văn phòng chi nhánh tại Singapore, các công ty nước ngoài phải tham gia các dịch vụ của đại lý nộp hồ sơ đã đăng ký, thường là nhà cung cấp dịch vụ công ty. Dưới đây là các yêu cầu tối thiểu để đăng ký văn phòng chi nhánh Singapore:

• Đại diện địa phương: Các văn phòng chi nhánh bắt buộc phải có ít nhất một đại diện địa phương có mặt tại Singapore. Người đại diện địa phương phải từ 18 tuổi trở lên và có thể là công dân Singapore, thường trú nhân của Singapore hoặc người có Thẻ việc làm.
• Địa chỉ đăng ký tại Singapore: Văn phòng chi nhánh phải có địa chỉ đăng ký tại Singapore. Lưu ý rằng địa chỉ không được là một hộp thư bưu điện.

Văn phòng chi nhánh so với Công ty con

Để thành lập tại Singapore, các công ty nước ngoài thường chọn thành lập văn phòng chi nhánh hoặc công ty con.

Với văn phòng chi nhánh, công ty nước ngoài không bắt buộc phải có giám đốc người địa phương hoặc thư ký công ty. Tuy nhiên, văn phòng chi nhánh có một số nhược điểm cần được xem xét:

• Văn phòng chi nhánh không phải là một pháp nhân riêng biệt mà là một phần mở rộng của công ty mẹ. Do đó, các khoản nợ và công nợ của văn phòng chi nhánh chuyển trực tiếp cho công ty mẹ.
• Do không cư trú vì mục đích thuế, các văn phòng chi nhánh không thể tận dụng các ưu đãi, trợ cấp và miễn thuếcủa Singapore.
• Văn phòng chi nhánh có cấu thành công ty giống nhau của công ty mẹ và do đó phải tiến hành các hoạt động giống nhau của công ty mẹ.

Ngược lại, một công ty con tại Singapore cung cấp sự linh hoạt hơn và bảo vệ trách nhiệm pháp lý cho các công ty nước ngoài muốn thiết lập sự hiện diện tại Singapore:

• Là một pháp nhân riêng biệt, các khoản nợ và trách nhiệm pháp lý của một công ty con Singapore không mở rộng sang công ty mẹ nước ngoài
• Các công ty con của Singapore là công dân thuế của Singapore và đủ điều kiện để được hưởng các ưu đãi, miễn thuế và trợ cấp có sẵn tại Singapore.
• Một công ty con của Singapore có hiến pháp công ty riêng và do đó nó có quyền tự do tiến hành các hoạt động kinh doanh khác với các hoạt động kinh doanh của công ty mẹ.

Tài liệu cần thiết

Các tài liệu sau đây là bắt buộc để đăng ký văn phòng chi nhánh tại Singapore:

• Tên của công ty mẹ
• Địa chỉ của công ty mẹ bên ngoài Singapore
• Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận thành lập của công ty mẹ
• Bản sao có chứng thực của thành lập công ty mẹ
• Sổ đăng ký giám đốc của công ty mẹ
• Thông tin chi tiết về đại diện được ủy quyền tại địa phương
• Một tuyên bố đồng ý từ cư dân địa phương Singapore, người sẽ làm đại diện địa phương cho văn phòng chi nhánh
• Một thông báo bao gồm các thông tin sau:
  • số đăng ký của công ty nước ngoài;
  • loại hình kinh doanh do công ty nước ngoài thực hiện; và
  • cấu trúc pháp lý của công ty nước ngoài
• Bản sao báo cáo tài chính đã được kiểm toán của công ty mẹ

Thủ tục đăng ký

Thủ tục đăng ký bao gồm 2 bước – phê duyệt tên và đăng ký tổ chức:

1. Phê duyệt tên: Trụ sở chi nhánh phải trùng tên với công ty mẹ. Thông thường, tên sẽ được phê duyệt trong vòng một giờ. Lưu ý rằng tên không được trùng với một công ty hiện có ở Singapore hoặc có bản chất thô tục.
2. Đăng ký pháp nhân: Khi tất cả các tài liệu đã được cung cấp cho đại lý nộp đơn, văn phòng chi nhánh có thể được đăng ký với ACRA. Nếu đại lý nộp đơn đã hoàn thành tất cả các tài liệu kịp thời, quá trình đăng ký có thể mất ít nhất là 20 phút.

Chi nhánh thuế

Singapore đánh thuế đối với lợi nhuận mà một văn phòng chi nhánh thu được. Khi cần thiết, văn phòng chi nhánh cũng phải đăng ký thu thuế hàng hóa và dịch vụ (GST).

Vì mục đích thuế, văn phòng chi nhánh được coi là không cư trú.

Là người không cư trú, văn phòng chi nhánh Singapore không thể tận dụng các chương trình ưu đãi thuế, trợ cấp và miễn thuế của Singapore. Hơn nữa, các văn phòng chi nhánh không đủ điều kiện để được miễn thuế đối với một số thu nhập có nguồn gốc nước ngoài và không thể xin giảm thuế hai lần theo mạng lưới rộng khắp của các Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA) của Singapore.

Yêu cầu nộp hồ sơ

Văn phòng chi nhánh được yêu cầu tuân thủ tất cả các yêu cầu nộp đơn hàng năm do ACRA và cơ quan thuế của Singapore có tên IRAS quy định. Mọi trường hợp không tuân thủ đều có thể bị phạt hoặc phạt tiền. Các yêu cầu nộp đơn hàng năm đối với văn phòng chi nhánh Singapore như sau:

1. Lập Báo cáo Tài chính: Theo luật Công ty Singapore, các văn phòng chi nhánh được yêu cầu lập báo cáo tài chính theo Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Singapore (FRS). FRS phù hợp chặt chẽ với các Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS).
2. Nộp hồ sơ với ACRA: Các văn phòng chi nhánh tại Singapore được yêu cầu nộp báo cáo tài chính đã được kiểm toán cho ACRA trong vòng 60 ngày kể từ ngày họp đại hội đồng cổ đông thường niên của công ty mẹ.
3. Nộp thu nhập tính phí ước tính (ECI) với IRAS: Trong vòng 3 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính, văn phòng chi nhánh Singapore phải khai báo doanh thu và ECI của mình với IRAS. ECI đề cập đến doanh thu do chi nhánh tạo ra trừ đi các khoản như lãi vốn hoặc thanh lý tài sản cố định.
4. Nộp thuế thu nhập hàng năm với IRAS: Văn phòng chi nhánh Singapore phải nộp tờ khai thuế thu nhập hàng năm cho IRAS. Singapore sử dụng cơ sở năm trước để đánh thuế. Điều này có nghĩa là thuế được tính dựa trên thu nhập từ năm trước. Các văn phòng chi nhánh phải nộp thuế thu nhập cho IRAS trước ngày 30 tháng 11 đối với hồ sơ giấy hoặc trước ngày 15 tháng 12 đối với hồ sơ điện tử.